Eine Website, ein Onlineshop, ein Portal oder eine Individualsoftware ist eine Investition für Jahre. Der richtige Dienstleister liefert pünktlich und hilft beim Weiterentwickeln. Der falsche hinterlässt halbfertige Arbeit, Code, den niemand übernehmen will, oder eine Domain, die auf einen fremden Namen läuft. In diesem Ratgeber empfehlen wir keine bestimmten Firmen. Wir zeigen, wie Sie einen Anbieter selbst einschätzen und worauf Sie achten sollten – ob Sie eine einfache Firmenwebsite oder ein umfangreiches System beauftragen.

Der häufigste Fehler ist eine Anfrage wie „Was kostet ein Onlineshop?“. Ohne Beschreibung des Bedarfs kalkuliert jede Firma etwas anderes, und die Angebote sind nicht vergleichbar. Ein bis zwei Seiten Text reichen – ein kurzes Lastenheft oder Briefing:

• Ziel – was das Projekt bringen soll: mehr Anfragen, Onlineverkauf, weniger Handarbeit, Kundenservice;
• Nutzer – wer es verwendet: Kunden, Mitarbeiter, Partner, am Computer oder am Smartphone;
• Funktionen, aufgeteilt in unverzichtbar, nützlich und „später“;
• Anbindungen – Zahlungsanbieter, Versanddienstleister, Buchhaltungssoftware, Warenwirtschaft, Newsletter;
• Inhalte – wer Texte, Fotos, Produktbeschreibungen und Übersetzungen liefert;
• Beispiele – Websites oder Apps, die Ihnen gefallen, und was genau daran;
• Termin und die Person auf Ihrer Seite, die entscheidet.

Diese Beschreibung schicken Sie jedem Kandidaten. So vergleichen Sie Angebote für denselben Umfang und nicht unterschiedliche Vorstellungen vom Projekt.

Firmenwebsite. Entsteht meist auf einem fertigen Content-Management-System oder wird von Grund auf programmiert. Fragen Sie, ob Sie Texte und Bilder selbst ändern können, ob die Seite auf dem Smartphone gut funktioniert, wie schnell sie lädt und ob SEO-Grundlagen dabei sind: eigene Titel und Beschreibungen der Unterseiten, Sitemap, sprechende Adressen.

Onlineshop. Zur Wahl stehen Mietshop-Plattformen mit Abo, Shopsoftware auf dem eigenen Server und ein individuell programmierter Shop. Wichtig sind Zahlungsarten, Versand, Rechnungen, Retouren, AGB und wie der Shop Spitzenzeiten verkraftet. Seit dem 28. Juni 2025 müssen Onlineshops für Verbraucher in der EU Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllen (in Deutschland das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz, BFSG). Ausgenommen sind Kleinstunternehmen mit weniger als 10 Beschäftigten und höchstens 2 Mio. Euro Jahresumsatz oder Bilanzsumme. Fragen Sie den Anbieter, wie er das umsetzt.

Webportal. Benutzerkonten, Rollen und Rechte, Moderation, Suche, Benachrichtigungen. Hier zählen vor allem Datensicherheit und die Frage, wie das System mit wachsenden Nutzerzahlen zurechtkommt.

Individualsoftware – für den Computer, im Browser oder als App. Prüfen Sie zuerst, ob nicht eine fertige Software reicht (dazu unser Ratgeber „Software und Handy-Apps richtig auswählen“). Eine Neuentwicklung lohnt sich, wenn Ihre Arbeitsweise ungewöhnlich ist oder fertige Lösungen zu viele Umwege erfordern würden. Planen Sie Datenübernahme aus dem Altsystem, Schulung und Handbuch mit ein.

Die Kosten hängen vor allem vom Umfang ab, nicht von der Art der Seite – deshalb ist die Beschreibung des Bedarfs so wichtig. Denken Sie bei der Planung an drei Dinge:

• Reserve für Änderungen – während der Arbeit kommen fast immer neue Ideen; eine Reserve von etwa 15–20 % ist vernünftig;
• laufende Kosten nach dem Start – Domain, Server, SSL-Zertifikat, Lizenzen kostenpflichtiger Erweiterungen, Datensicherung, Sicherheitsupdates und kleine Korrekturen; rechnen Sie sie aufs Jahr hoch;
• Etappen – statt alles auf einmal zu bauen, zuerst eine Version mit den unverzichtbaren Funktionen starten und den Rest danach ergänzen, wie Kunden sie tatsächlich nutzen.

Freiberufliche Entwickler oder Designer sind oft am günstigsten und flexibelsten – eine gute Wahl für eine einfache Website. Das Risiko: Krankheit, Urlaub oder ein neuer großer Kunde bremsen Ihr Projekt, und eine Person beherrscht selten alles (Design, Programmierung, Server, Sicherheit).

Eine kleine Firma oder ein Studio bedeutet meist einige Personen mit verschiedenen Fähigkeiten, direkten Kontakt zu den Ausführenden und faire Preise. Klären Sie, wer bei Abwesenheit einspringt.

Eine Softwarefirma oder Digitalagentur hat ein Team, Projektleitung, Tester und feste Abläufe. Sie passt zu großen Shops, Portalen und Systemen, ist teurer, und bei kleinen Aufträgen landen Sie womöglich bei den jüngsten Teammitgliedern.

Der Standort spielt heute eine kleinere Rolle, da meist aus der Ferne gearbeitet wird. Wichtig sind eine gemeinsame Sprache, ähnliche Arbeitszeiten und die Frage, mit wem und nach welchem Recht Sie sich im Streitfall auseinandersetzen.

• Referenzprojekte – lassen Sie sich Adressen laufender, ähnlicher Projekte geben. Öffnen Sie sie auf dem Smartphone und prüfen Sie Ladezeit und Darstellung.
• Referenzkunden – bitten Sie um Kontakte zu 2–3 Kunden und rufen Sie wirklich an. Fragen Sie nach Terminen, Kommunikation, Nachforderungen und der Zeit nach dem Start.
• Unabhängige Bewertungen – nicht nur die ausgewählten auf der Website des Anbieters. Ausschließlich begeisterte Bewertungen aus einer einzigen Woche sollten Sie skeptisch machen.
• Firmendaten – Impressum und Handelsregister prüfen: Seit wann gibt es die Firma, stimmen die Angaben im Vertrag mit dem Register überein?
• Wer arbeitet am Projekt – eigenes Team oder Subunternehmer? Wer ist Ihr fester Ansprechpartner?
• Technik – verbreitet und gut dokumentiert, damit notfalls jemand anderes übernehmen kann. Vorsicht bei geschlossenen Eigenentwicklungen, deren Code Sie nie bekommen.

Achten Sie auch auf das Gespräch selbst. Ein guter Anbieter fragt nach Ziel und Nutzern, schlägt einfachere Lösungen vor und sagt manchmal offen, dass er etwas nicht macht. Wer sofort einen Preis nennt, ohne eine einzige Frage, kalkuliert seine eigene Vorstellung vom Projekt, nicht Ihren Bedarf.

Schicken Sie dieselbe Beschreibung an 3–5 Anbieter und stellen Sie die Antworten in einer Tabelle gegenüber: Leistungsumfang, was nicht enthalten ist, Zeitplan, Abrechnungsmodell, Gewährleistung, Kosten der Betreuung nach dem Start. Preisunterschiede kommen oft vom unterschiedlichen Umfang, nicht von „teuren“ Anbietern.

Ein Festpreis passt, wenn der Umfang genau beschrieben ist und sich wenig ändert. Die Kosten sind planbar, aber jede Änderung bedeutet einen Nachtrag mit Aufpreis, und der Anbieter kalkuliert sein Risiko ein. Abrechnung nach Aufwand (Stunden- oder Tagessatz) lässt Änderungen zu und passt zu Projekten, die sich am Anfang nicht vollständig beschreiben lassen. Sie verlangt aber Vertrauen und regelmäßige Kontrolle von Berichten und Budget. Ein guter Mittelweg ist oft ein Festpreis je klar beschriebener Etappe.

Das billigste Angebot ist nicht immer ein Schnäppchen. Fragen Sie, was fehlt: Design, mobile Version, Tests, Inbetriebnahme auf dem Server, Schulung, Gewährleistung. Bei großen Projekten lohnt sich der Einstieg mit einer bezahlten Analyse oder einem Workshop – einige Tage Arbeit, an deren Ende ein genaues Pflichtenheft steht. Nebenbei erfahren Sie, wie die Zusammenarbeit läuft.

Leistungsumfang und Abnahmekriterien. Beschreibung der Funktionen (am besten als Anlage), Browser und Geräte, auf denen das Projekt laufen muss, Ablauf der Abnahme und Frist für Mängelrügen. „Fertig“ muss für beide Seiten dasselbe bedeuten.

Zeitplan und Zahlungen. Zahlung in Raten nach abgenommenen Etappen, eine moderate Anzahlung zum Start. Den vollen Betrag im Voraus an einen neuen Anbieter zu zahlen, ist ein großes Risiko.

Nutzungsrechte und Quellcode. In Deutschland ist das Urheberrecht selbst nicht übertragbar – Sie erhalten Nutzungsrechte. Nach der Zweckübertragungsregel bekommen Sie im Zweifel nur die Rechte, die für den Vertragszweck nötig sind. Legen Sie deshalb ausdrücklich fest: ausschließliche, zeitlich und räumlich unbeschränkte Nutzungsrechte, das Recht zur Bearbeitung auch durch Dritte sowie die Herausgabe des Quellcodes (z. B. Zugang zum Repository) und der Dokumentation. Fertige Bausteine – Themes, Plugins, Bibliotheken – haben eigene Lizenzen. Lassen Sie sich eine Liste geben und prüfen Sie, ob jährliche Gebühren anfallen.

Domain, Server und Konten auf Ihren Namen. Domain, Hosting, Shop-Konto, Zahlungsanbieter, Statistik- und Werbekonten sollten auf Ihre Firma laufen. Der Anbieter bekommt Zugriff, aber nicht das Eigentum. Lassen Sie sich nach Abschluss alle Passwörter übergeben.

Personenbezogene Daten. Hat der Anbieter Zugriff auf Daten Ihrer Kunden (z. B. bei der Shop-Betreuung), brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AV-Vertrag).

Gewährleistung und Betreuung. Wie lange werden Fehler kostenlos behoben, wie schnell reagiert der Anbieter, was ist ein Fehler und was eine neue Funktion? Laufende Betreuung nach dem Start (Updates, Datensicherung, Überwachung) ist meist ein eigener Wartungsvertrag mit festgelegten Reaktionszeiten.

Änderungen und Vertragsende. Wie Sie Änderungen beantragen, wer sie kalkuliert und wann Sie zustimmen. Was bei einer Kündigung passiert – vor allem die Übergabe von Code, Zugängen und Dokumentation des bereits erstellten Teils.

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Bei großen Projekten sollte ein Anwalt den Vertrag prüfen.

Vereinbaren Sie einen festen Rhythmus, etwa ein kurzes wöchentliches Treffen, und lassen Sie sich Zugang zu einer Testversion geben. Testen Sie nach jeder Etappe selbst, am besten mit echten Daten: Produkt anlegen, Bestellung aufgeben, Formular auf dem Smartphone ausfüllen. Melden Sie Mängel schriftlich und an einer Stelle. Neue Ideen erfassen Sie als Änderungen mit Preis, nicht „nebenbei“ – das ist die häufigste Ursache für überschrittene Termine und Budgets.

• Preis sofort, ohne Fragen zu Details;
• kein Vertrag oder ein Vertrag ohne Leistungsumfang und Abnahmeregeln;
• Forderung des gesamten Betrags im Voraus;
• Weigerung, Quellcode, Passwörter oder Domain herauszugeben;
• Domain oder Shop-Konto auf den Anbieter angemeldet;
• kein Kontakt zu einem einzigen zufriedenen Kunden;
• Versprechen eines „garantierten ersten Platzes in der Suchmaschine“;
• Zeitdruck: „Dieser Preis gilt nur bis morgen.“

Wie lange dauert die Umsetzung?
Eine einfache Firmenwebsite meist einige Wochen, ein Shop oder Portal einige Monate, ein umfangreiches System länger. Viel Zeit vergeht oft mit dem Warten auf Inhalte und Entscheidungen des Auftraggebers.

Muss ich programmieren können?
Nein. Sie müssen Ihr Ziel und Ihre Kunden kennen, jede Etappe testen und Entscheidungen treffen. Für die Technik ist der Anbieter zuständig – und ein guter erklärt sie ohne Fachchinesisch.

Fertige Plattform oder Eigenentwicklung?
Eine fertige Plattform ist schneller und günstiger für den Start, begrenzt aber ungewöhnliche Funktionen und ist oft an ein Abo gebunden. Eine Eigenentwicklung kostet mehr, macht aber genau das, was Sie brauchen, und Sie dürfen sie umfassend nutzen – wenn der Vertrag es so regelt.

Wem gehört die Website oder Software?
Die Rechte hängen vom Vertrag ab. Die bezahlte Rechnung allein genügt nicht – deshalb sind die Klauseln zu Nutzungsrechten und Quellcode so wichtig.

Was, wenn der Anbieter verschwindet?
Mit Quellcode, Dokumentation, Passwörtern und einer Domain auf Ihren Namen kann ein anderer Anbieter übernehmen. Ohne das beginnt man oft von vorn.

Weitere praktische Tipps finden Sie in der Kategorie Anleitungen und in den übrigen Beiträgen unseres Blogs.